Quando gli uffici aziendali si espandono, uno dei primi sistemi a rompersi e' la gestione delle sale riunioni.E i dipendenti che vagano per i corridoi in cerca di spazio costano un' UL'azienda aveva bisogno di una soluzione moderna, basata su un sistemaTabella di prenotazione di riunionisistema in grado di fornirevisibilità in tempo reale,controllo automatizzato delle prenotazioni,e aecosistema digitale del luogo di lavoro connesso.
Quando gli uffici diventano un collo di bottiglia
Il cliente, una società tecnologica internazionale che opera su otto piani a Chicago, gestisce più di 60 sale riunioni.con frequenza variabile e imprevedibile utilizzo della stanza.
I loro strumenti esistenti non potevano tenere il passo:
- Calendari Outlook non rivelatoeffettivooccupazione della stanza
- L'accesso manuale ha causato confusione
- Le mancate presentazioni hanno creato una costante carenza di posti
- I dipendenti non avevano fiducia nelle informazioni sulla disponibilità
È diventato chiaro che l'organizzazione aveva bisogno di una soluzione unificata e automatizzata incentrataTablet per la pianificazione dell' ufficiocon dati di spazio di lavoro intelligenti.
Perché i sistemi tradizionali non sono efficaci
I precedenti metodi di prenotazione dell'azienda erano carenti di trasparenza: i dipendenti arrivavano spesso in stanze vuote, nonostante fossero contrassegnate come "Reservate"," o trovato stanze occupate che apparivano libere sul calendario.
Le questioni fondamentali sono state:
- Nessun monitoraggio dell'occupazione in tempo reale
- Non rilascio automatico delle riunioni abbandonate
- Nessuna visibilità a livello del pavimento negli spazi disponibili
- Nessuna analisi per comprendere i modelli di utilizzo
ATablet della sala conferenze- eTabella di visualizzazione della pianificazione della stanzaL'ecosistema ha offerto l'approccio integrato di cui la loro struttura aveva bisogno.
Costruire una rete unificata di gestione delle riunioni a otto piani
La nuova soluzione ha implementato una rete diTablette per la gestione delle sale aziendaliQueste tavolette mostrano:
- Disponibilità diretta
- Status corrente della riunione
- Prossime prenotazioni
- Opzioni di prenotazione a piedi
Connesso a Microsoft 365, iltablet per la pianificazione delle conferenzeI team delle strutture sono configurati:
- Autovalutazione dei casi di assenza
- Regole di priorità delle stanze
- Distribuzione degli spazi di lavoro piano per piano
- Notifiche di manutenzione
Tutto centralizzato attraverso ilInterfaccia tablet per conferenze intelligenti.
Un'esperienza di ottimizzazione in tempo reale sul muro
L'impatto è stato immediato.tabella di segnale digitale della sala riunioniI dirigenti dei team hanno utilizzato la tecnologia per rendere visibile lo stato della stanza a colpo d'occhio, e gli indicatori illuminati hanno impedito le interruzioni.tablet per la pianificazione degli spazi di lavoroper identificare gli spazi aperti in tutti e otto i piani in pochi secondi.
I gestori degli impianti ne hanno beneficiato maggiormente.tablet di visualizzazione intelligente per sale riunionigenerato:
- Mappe di calore
- Dati di utilizzo nelle ore di punta
- Informazioni sulla capacità
- Analisi della pianificazione interfloor
Questi dati hanno finalmente rivelato come gli spaziIn realta '...utilizzato e dove sono state necessarie riprogettazioni.
Guadagni misurabili nell'utilizzazione e nell'efficienza
Entro tre mesi:
- Le prenotazioni di fantasmi sono diminuite del 63%
- I conflitti di riunione sono diminuiti notevolmente
- Aumento delle prenotazioni a piedia causa dei tablet di visualizzazione delle porte in tempo reale
- L'utilizzo complessivo delle sale riunioni è migliorato del 28%
L'aggiunta di uncompressa di monitoraggio dell' occupazione della stanzae rilasci automatici hanno eliminato completamente i problemi di pianificazione di lunga data.
I dipendenti hanno descritto il coordinamento delle stanze come"Semplice, preciso e privo di stress".
Cosa ha detto il cliente della trasformazione
Il direttore delle operazioni sul posto di lavoro ha dichiarato:
"Questo sistema ha finalmente portato chiarezza: possiamo vedere esattamente come vengono utilizzati i nostri spazi, e questo ci consente di prendere decisioni informate".
Un direttore di reparto ha aggiunto:
L'interfaccia è semplice, affidabile e sempre aggiornata.È diventata parte del nostro flusso di lavoro quotidiano".
Il loro feedback riflette l'affidabilità e la trasparenzaDisplay tablet per la pianificazione degli ufficiEcosistema.
Un progetto per l'ottimizzazione degli spazi aziendali
Questo caso dimostra come un'ampiatablet per la gestione degli spazi per ufficiooltre alla comodità di prenotazione, le informazioni utilizzate hanno aiutato l'organizzazione:
- Riprogettazione della distribuzione delle sale riunioni
- Sostenere le strategie di lavoro ibrido
- Prevedere le esigenze future di spazio di lavoro
- Ridurre l'attrito operativo
- Migliorare l'esperienza dei dipendenti
Per qualsiasi azienda multinazionale che cerchi un migliore controllo dei costi, un utilizzo più intelligente dello spazio e un'operazione semplificata, untablet di ottimizzazione delle riunioni aziendalinon è più facoltativo, è essenziale per il luogo di lavoro moderno
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